Quel évènement organiser, pourquoi et comment ?
Établir des objectifs va vous orienter vers un type d’évènement à organiser et le format qu’il pourrait prendre. Parcourez notre site pour prendre connaissance de ce qui se pratique, en gardant en tête qu’un évènement se personnalise.
À titre d’exemple, l’incentive (motivation) prend différents formats, comme le séminaire. La cohésion d’équipe peut se faire sur une journée dédiée, mais certains évènements se font essentiellement en soirée, comme le gala d’entreprise. Formation, promotion et célébration permettent l’organisation de demi-journées, journées, soirées, week-ends…
Lorsque l’idée se dessine, déterminez qui vous aimeriez inviter et ce que vous voudriez leur proposer. Faites une liste. Par exemple : découvrir vos nouveaux produits, les utiliser, pouvoir en gagner lors d’un jeu, faire du networking, participer à un atelier, se divertir, soutenir une cause…
Le budget de l’événement
Préparer un budget prévisionnel est une des premières étapes de la checklist idéale. C’est à ce stade que certains professionnels se rendent compte qu’ils ont besoin de l’aide d’une agence d’organisation d’événements d’entreprise.
Organiser un week-end entreprise ne demande évidemment pas le même budget qu’une soirée blind test lors d’un afterwork proposé par un bar à proximité. Détaillez le déroulement complet de l’événement, puis listez les frais, les uns après les autres. N’oubliez pas les frais de marketing et les éventuelles dépenses après l’événement, comme pour le nettoyage de certains lieux.
Thème, lieu et date
Les évènements festifs organisés par les entreprises peuvent avoir un thème. Cela apporte notamment une touche d’originalité et plus de convivialité. Notez que le lieu et la date doivent quelquefois coïncider avec le thème.
Comparez les prix des lieux qui vous intéressent ou les coûts nécessaires à l’organisation de l’évènement dans les locaux de l’entreprise. Vérifiez les agendas des uns et des autres, évitez d’être en concurrence avec des célébrations, jours fériés ou autres évènements. N’hésitez pas à questionner les futurs invités ou proposer un choix de dates.
Comptez 3 à 6 mois pour l’organisation de certains évènements d’entreprise, comme un gala annuel, une conférence, un lancement de produit…
De quels services avez-vous besoin ?
Les prestataires varient en fonction des évènements, leur envergure, leurs objectifs… La liste suivante vous donnera une idée de ce qu’une entreprise peut avoir besoin de planifier (sachant que certaines ont quelques ressources nécessaires en interne).
Avant l’événement
- Hôtel, restaurant, salle de réception…
- Traiteur
- Location de matériel (mobilier, son, lumière…)
- Décorateur
- Transports
- Agence de communication
Pendant l’événement
- Hôtesses d’accueil
- Service de sécurité
- Photographe
- Animateur
- Barman
Après l’événement
- Marketing réseaux sociaux
- Enquête de satisfaction
- Nettoyage, démontage…
La promotion après le jour J
Si vous prévoyez la promotion post-événement, votre soirée ou journée aura un impact plus fort et durable.
- Assurez-vous d’avoir suffisamment de photos et vidéos pour votre communication.
- Songez qu’il faut parfois communiquer sur des supports imprimés.
- Si l’événement s’y prête, facilitez la création de contenus et le partage par les participants eux-mêmes !
