COORDINATEUR ÉVÉNEMENTIEL

Coordinateur événementiel est un métier peu connu et pourtant de plus en plus indispensable. Pour les entreprises du Maine-et-Loire et de toute la région des Pays de la Loire, notre agence organise des évènements à la logistique complexe. Découvrez le rôle exact d’un coordinateur et ce qu’il pourrait apporter à votre projet.

Quand est-ce qu’une entreprise a besoin d’un coordinateur événementiel ?

Une entreprise peut avoir besoin de faire appel à un coordinateur de projet évènementiel pour une soirée, un week-end, un séminaire, un gala, un salon professionnel, un team-building, un lancement de produit… Tous ces évènements (et bien d’autres) sont potentiellement concernés, car cela ne dépend pas de la durée ou des lieux.

Il arrive un moment à partir duquel certains évènements deviennent complexes à organiser, essentiellement en raison du nombre d’acteurs impliqués dans leur élaboration. Il faut un chef d’orchestre. Toutefois, le coordinateur événementiel ne se contente pas de gérer ces différents partenaires, intervenants, fournisseurs ou prestataires. Il commence par évaluer les besoins de l’entreprise et élabore un plan complet, selon un cahier des charges.

Par exemple, pour un projet événementiel au Mans, à La Flèche, à Sablé-sur-Sarthe ou ailleurs dans la Sarthe, nous pouvons concevoir entièrement l’évènement, rechercher et négocier pour vous les offres les plus avantageuses. Hébergement, location de salle, décoration : nous pouvons nous charger de tous les préparatifs cruciaux, selon votre budget.

Pour un évènement d’entreprise à Angers, Saumur, Cholet et n’importe quelle destination du Maine- et-Loire, nous pouvons chercher un musicien ou bien un traiteur, mais aussi nous occuper des préparatifs matériels nécessaires (scène, son, lumière, service à table…).

Les missions du coordinateur d’événements

En tant qu’organisateur événementiel dans les Pays de la Loire, nous préparons des évènements d’entreprise en tenant compte de tous les aspects sans exception. Cela comprend le conseil, les délais, les contraintes du budget, les étapes de l’évènement incluant les éventuels déplacements des participants et la supervision du jour J.

Avec un coordinateur événementiel à Angers ou au Mans, votre entreprise dispose d’un service professionnel pour :

• tout vérifier avant le démarrage de l’événement,
• s’assurer qu’il se déroule comme prévu du début à la fin,
• obtenir un bilan après l’événement, afin de connaître le niveau de satisfaction de vos invités sur les différentes prestations.

Les avantages à faire appel à un coordinateur de projet évènementiel en entreprise

Avec un coordinateur événementiel, une entreprise évite de prendre plusieurs risques. C’est une prestation de service qui offre fréquemment les avantages suivants.

• Payer moins cher : les professionnels de l’événementiel s’appuient sur un réseau et connaissent les meilleures adresses.
• Fédérer les participants : oublier que l’événement est supposé rassembler les participants dans une bonne ambiance est une erreur courante des personnes dont ce n’est pas le métier. Il est facile de se focaliser sur les nombreux détails logistiques et d’en oublier l’humain !
• Mieux communiquer sur l’évènement : le travail d’un coordinateur d’évènements peut aussi inclure toute la communication autour du projet, en externe ou en interne, ce qui représente toujours un atout pour sa réussite.
• Gérer les imprévus de façon professionnelle : les imprévus font partie de notre métier. Par définition, ils ne se produisent pas systématiquement. En revanche, nous sommes prêts à intervenir pour ne pas les laisser ternir votre événement.

Notre agence à Angers peut vous épargner des dépenses inutiles, préparer un évènement qui ne perd pas de vue le bonheur de vos invités, le promouvoir efficacement et déployer des plans B contre l’inattendu. Tout cela en restant éco-responsable.

Comment faire pour avoir un coordinateur événementiel à Angers ou au Mans ?

Tournez-vous vers une agence événementielle qui a l’habitude des évènements d’entreprises en tout genre dans la région. Hatch Event a organisé de multiples journées, soirées, week-ends et semaines dans le Maine-et-Loire ou la Sarthe. Outre notre expertise dans la coordination logistique évènementielle, nos compétences vous aident à mettre en place un événement dont on se souviendra.

En nous contactant, vous pouvez obtenir un devis gratuit et sans engagement pour votre projet.