Quel évènement organiser, pourquoi et comment ?
Établir des objectifs va vous orienter vers un type d’évènement à organiser et le format qu’il pourrait prendre. Parcourez notre site pour prendre connaissance de ce qui se pratique, en gardant en tête qu’un évènement se personnalise.
À titre d’exemple, l’incentive (motivation) prend différents formats, comme le séminaire. La cohésion d’équipe peut se faire sur une journée dédiée, mais certains évènements se font essentiellement en soirée, comme le gala d’entreprise. Formation, promotion et célébration permettent l’organisation de demi-journées, journées, soirées, week-ends…
Lorsque l’idée se dessine, déterminez qui vous aimeriez inviter et ce que vous voudriez leur proposer. Faites une liste. Par exemple : découvrir vos nouveaux produits, les utiliser, pouvoir en gagner lors d’un jeu, faire du networking, participer à un atelier, se divertir, soutenir une cause…
Les différents types d’évènements d’entreprise que l’on peut organiser
Pour y voir plus clair, voici les principales grandes catégories d’évènements d’entreprise, avec des exemples.
Le renforcement des équipes occupe une place importante dans monde actuel du travail, avec ses nombreux changements et le stress qu’il peut générer. L’organisation d’évènements comme le team building participe au bien-être des salariés et rend les équipes plus motivées et soudées. Mais les activités visent une variété d’objectifs, comme améliorer les relations, la productivité ou la créativité.
Les entreprises organisent des évènements pour célébrer les réussites collectives, une pratique plus traditionnelle. Ces évènements, souvent festifs, sous la forme de cérémonie, gala ou soirée, sont importants pour valoriser la culture d’entreprise. Ils servent également de motivation et ont un impact fort sur la marque employeur.
L’évènement de lancement s’organise sous une variété de formats. Il peut s’agir d’un lancement de produit/service, mais plus généralement, c’est une nouveauté ! Vous pouvez par exemple créer un évènement d’entreprise pour une nouvelle initiative RSE et les inaugurations peuvent être associées au concept du lancement. On attire l’attention sur quelque chose de façon officielle.
Vous pouvez distinguer les évènements d’entreprise axés sur la communication en interne, comme certains séminaires, la formation, la sensibilisation qui, sous sa forme évènementielle, est fréquemment une journée de sensibilisation.
Bien sûr, les entreprises organisent aussi des rencontres professionnelles ou évènements de networking. Il y en a beaucoup et ils peuvent réunir des partenaires commerciaux, être sectoriels, intersectoriels… Exemples typiques : le salon professionnel, la table ronde, le forum d’affaires, le déjeuner ou le cocktail, la conférence…
Enfin, une autre grande catégorie d’organisation d’évènements professionnels est le caritatif, bien que de multiples évènements incluent un aspect caritatif. C’est par exemple le cas d’activités de team building et de galas d’entreprise.
Le budget de l’événement
Préparer un budget prévisionnel est une des premières étapes de la checklist idéale. C’est à ce stade que certains professionnels se rendent compte qu’ils ont besoin de l’aide d’une agence d’organisation d’événements d’entreprise.
Organiser un week-end entreprise ne demande évidemment pas le même budget qu’une soirée blind test lors d’un afterwork proposé par un bar à proximité. Détaillez le déroulement complet de l’événement, puis listez les frais, les uns après les autres. N’oubliez pas les frais de marketing et les éventuelles dépenses après l’événement, comme pour le nettoyage de certains lieux.
Thème, lieu et date
Les évènements festifs organisés par les entreprises peuvent avoir un thème. Cela apporte notamment une touche d’originalité et plus de convivialité. Notez que le lieu et la date doivent quelquefois coïncider avec le thème.
Comparez les prix des lieux qui vous intéressent ou les coûts nécessaires à l’organisation de l’évènement dans les locaux de l’entreprise. Vérifiez les agendas des uns et des autres, évitez d’être en concurrence avec des célébrations, jours fériés ou autres évènements. N’hésitez pas à questionner les futurs invités ou proposer un choix de dates.
Comptez 3 à 6 mois pour l’organisation de certains évènements d’entreprise, comme un gala annuel, une conférence, un lancement de produit…
Réussir un évènement organisé par l’entreprise : les étapes
La toute première chose à faire est de délimiter l’objectif de l’évènement à créer. C’est sur cette base que vous identifiez les participants, ce qui leur sera proposé et les ressources dont vous disposez.
Ensuite, il faut établir des indicateurs de réussite. Ils vous aident à planifier l’évènement et son budget. En outre, si vous suivez des indicateurs au cours de l’organisation, vous repérez vite d’éventuels problèmes. Par exemple, vous prévoyez 50 participants et, à 2 mois du jour J, seuls 40 d’entre eux ont confirmé leur présence…
Un programme de l’évènement donne une vision globale. Plusieurs personnes devraient le consulter, avant de le détailler. Il vous aide à créer un outil crucial : le rétro planning ! Tout y sera transposé, de l’hébergement aux animations en passant par le transport, le matériel, sans oublier la promotion de l’évènement.
Un rétro planning se construit à partir de la date de l’évènement. Les jalons sont, par exemple, Jour J-6 mois, -5 mois, -4 mois… Quand vous finalisez votre structure, vous visualisez facilement les meilleurs moments pour réserver un traiteur, envoyer les invitations…
Toutefois, pour élaborer un bon rétro planning évènementiel, estimez la durée des tâches listées. Toutes les tâches d’organisation d’évènements d’entreprise ne nécessitent pas d’estimation précise, mais c’est essentiel pour certaines. Exemple : création de flyers ou supports de communication pendant un évènement. Pensez aussi aux éventuelles réunions de préparation !
Vous pouvez vous fixer des délais à ne pas dépasser, par exemple : combien de temps pour trouver un hôtel, jusqu’à la réservation finale ?
Vous pouvez inclure la gestion des imprévus dans un rétro planning ou des « plans B », pour des éléments essentiels. Et généralement, cela concerne la satisfaction des participants. Pour des évènements d’entreprise à l’organisation plus complexe, un document dédié peut être créé. Vous pouvez reprendre le programme détaillé, déterminer les points les plus sensibles et prévoir des alternatives. Toutes les personnes concernées par l’organisation de l’évènement savent alors quoi faire et peuvent réagir vite !
De quels services avez-vous besoin ?
Les prestataires varient en fonction des évènements, leur envergure, leurs objectifs… La liste suivante vous donnera une idée de ce qu’une entreprise peut avoir besoin de planifier (sachant que certaines ont quelques ressources nécessaires en interne).
Avant l’événement
- Hôtel, restaurant, salle de réception…
- Traiteur
- Location de matériel (mobilier, son, lumière…)
- Décorateur
- Transports
- Agence de communication
Pendant l’événement
- Hôtesses d’accueil
- Service de sécurité
- Photographe
- Animateur
- Barman
Après l’événement
- Marketing réseaux sociaux
- Enquête de satisfaction
- Nettoyage, démontage…
La promotion après le jour J
Si vous prévoyez la promotion post-événement, votre soirée ou journée aura un impact plus fort et durable.
- Assurez-vous d’avoir suffisamment de photos et vidéos pour votre communication.
- Songez qu’il faut parfois communiquer sur des supports imprimés.
- Si l’événement s’y prête, facilitez la création de contenus et le partage par les participants eux-mêmes !
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