Les premières étapes pour organiser un salon professionnel
Tous les objectifs envisageables, lors d’une participation à un salon, ne sont pas chiffrables. Néanmoins, il est conseillé d’établir autant d’objectifs chiffrés que possible. Par exemple : combien de demandes de devis faudrait-il obtenir, combien de ventes réaliser, combien d’échantillons distribuer, combien de coordonnées clients recueillir ?
L’étape suivante pour organiser un salon est d’établir un budget. Les principaux postes de dépenses sont la réservation de votre espace d’exposition, le stand lui-même (mobilier, éclairage, affichage…), le matériel marketing (brochures, dépliants, cadeaux…), le transport, l’hébergement, les repas pour l’équipe et l’animation du stand de salon.
Le budget pour organiser un salon professionnel est une étape cruciale, mais qui dépend de multiples facteurs, ne serait-ce que la durée du salon ou l’emplacement de votre stand.
Le planning d’organisation d’un salon professionnel peut nécessiter de faire appel à un organisateur évènementiel. Ce sont des événements exigeants, qui durent souvent plusieurs jours et où rien ne doit être laissé au hasard.
Organisation de salon : ce qu’il ne faut pas oublier
L’organisation d’un salon nécessite de préparer un programme, car différents événements ponctuent les journées. Entre les démonstrations de produits, les éventuels ateliers et conférences, les rencontres professionnelles, les animations et les divertissements, le timing peut être serré. Il faut déterminer le rôle de chacun, synchroniser plusieurs agendas, en faisant parallèlement un maximum de publicité pour annoncer votre présence au salon.
Sur place, il est courant de prévoir un service boissons, dégustation ou restauration. Les options sont nombreuses, depuis le simple distributeur d’eau jusqu’aux cocktails, en passant par le café, les petits sandwiches ou, plus haut de gamme, le buffet fourni par un traiteur.
Organiser un salon professionnel s’avère difficile pour de nombreuses entreprises, petites ou grandes, parce qu’il y a une foule de détails que l’on peut vite oublier : le nettoyage quotidien du stand, les câbles et les connexions pour les différents équipements, comme les écrans, les ordinateurs, les bornes interactives et les bornes de recharge pour les visiteurs.
Il faut aussi prévoir toutes sortes de petites fournitures pour l’organisation d’un salon, comme les badges de l’équipe, les blocs-notes et stylos, les sacs pour les goodies, les poubelles… !
Notre agence événementielle se charge d’événements complexes, comme l’organisation de soirées d’entreprises et peut planifier un salon professionnel de A à Z.
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Les organisateurs événementiels comme Hatch Event possèdent les connaissances pour organiser un salon professionnel, le planifier, coordonner l’événement, gérer les imprévus, obtenir les meilleurs prix pour leurs clients auprès des différents prestataires indispensables et mettre en œuvre des animations efficaces, en fonction de leurs objectifs.
Vous pouvez compter sur notre expertise et sur notre créativité pour une participation réussie !
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