Comment organiser une soirée évènementielle : la check-list pour bien démarrer
Voici une check-list pour avoir une vision globale de l’organisation d’une soirée événementielle, lorsque vous commencez tout juste à la préparer :
- déterminez le but de la soirée ;
- définissez le budget, duquel dépendront bon nombre de vos décisions !
- trouvez un thème adapté à vos invités : en fait, cela peut être beaucoup de choses, comme un dress code, un thème gastronomique, un apéritif dînatoire… bref, une « ligne directrice » pour faire certains choix, un style, un concept…
- songez au lieu idéal pour votre thème/concept ;
- imaginez la décoration et la musique, pour créer la meilleure ambiance ; • lister les équipements dispensables ;
- pensez au menu et aux boissons ;
- élaborez une chronologie complète de la soirée.
L’animation dans l’organisation d’une soirée événementielle
Quel que soit le type de soirée d’entreprise, l’animation est une clé de la réussite.
Si vos invités passent une partie de la soirée debout, comme c’est souvent le cas dans les apéritifs dînatoires ou lorsqu’il y a un buffet. Les animations les plus adaptées sont le bar à cocktails, le bar à vins ou à bières.
Il est toutefois possible d’inclure un team building en lien avec la préparation et la dégustation de boissons ou un team building culinaire. En outre, plusieurs artistes peuvent animer ce type de soirée événementielle, comme le groupe live, un magicien ou un caricaturiste.
Certaines animations de soirées événementielles permettent à tout le monde de participer ensemble, comme le karaoké, le blind test, le quiz, l’atelier artistique…
D’autres sont mises à disposition des invités et chacun peut s’amuser quand il le souhaite. Par exemple : le photobooth, un bar à bonbons, une machine de jeu d’arcade, un stand de maquillage ou tatouage, un espace avec des tables avec lesquelles on peut jouer à des jeux de société ou de casino…
Pour une soirée événementielle, vous pouvez aussi prévoir une activité de groupe sous la forme d’un jeu de rôles, comme une murder party.
Les étapes pour organiser une soirée événementielle
Les premières étapes de l’organisation d’une soirée événementielle vous demandent un calendrier/planning, pour visualiser l’événement dans ses moindres détails et dresser de multiples listes.
Lorsque vous avez défini un budget, vous pouvez commencer à organiser une soirée évènementielle en cherchant des prestataires. Pour une organisation plus facile et une bonne gestion des imprévus, vous pouvez faire appel à notre service de régisseur général.
Une soirée événementielle requiert une planification logistique irréprochable et c’est fréquemment l’un des aspects les plus difficiles, avant et pendant l’événement. La logistique concerne les réservations, les éventuelles locations de matériel, le traiteur, l’accueil des invités, etc.
Durant la soirée, il est nécessaire d’avoir une ou plusieurs personnes pour gérer l’accueil des invités, la supervision générale et peut-être mettre en œuvre des plans B. Et puis, il faut pouvoir coordonner plusieurs prestataires présents sur place : photographe, traiteur, DJ, barman, personnel de sécurité, etc.
N’oubliez pas de planifier l’après. Il est indispensable de prévoir une évaluation et analyser le feed-back, pour organiser les prochaines soirées (sans oublier l’évaluation des coûts). Pensez également à remercier vos invités et à prévoir une communication post-événement, en interne et/ou sur les réseaux sociaux.
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