Les clés pour
tout comprendre
Découvrez ce qu'un coordinateur événementiel peut faire pour votre événement :
Coordinateur événementiel est un métier peu connu et pourtant de plus en plus indispensable. Pour les entreprises du Maine-et-Loire et de toute la région des Pays de la Loire, notre agence organise des évènements à la logistique complexe. Découvrez le rôle exact d’un coordinateur et ce qu’il pourrait apporter à votre projet.
Quand est-ce qu’une entreprise a besoin d’un coordinateur événementiel ?
Une entreprise peut avoir besoin de faire appel à un coordinateur de projet évènementiel pour une soirée, un week-end, un séminaire, un gala, un salon professionnel, un team-building, un lancement de produit… Tous ces évènements (et bien d’autres) sont potentiellement concernés, car cela ne dépend pas de la durée ou des lieux.
Il arrive un moment à partir duquel certains évènements deviennent complexes à organiser, essentiellement en raison du nombre d’acteurs impliqués dans leur élaboration. Il faut un chef d’orchestre. Toutefois, le coordinateur événementiel ne se contente pas de gérer ces différents partenaires, intervenants, fournisseurs ou prestataires. Il commence par évaluer les besoins de l’entreprise et élabore un plan complet, selon un cahier des charges.
Par exemple, pour un projet événementiel au Mans, à La Flèche, à Sablé-sur-Sarthe ou ailleurs dans la Sarthe, nous pouvons concevoir entièrement l’évènement, rechercher et négocier pour vous les offres les plus avantageuses. Hébergement, location de salle, décoration : nous pouvons nous charger de tous les préparatifs cruciaux, selon votre budget.
Pour un évènement d’entreprise à Angers, Saumur, Cholet et n’importe quelle destination du Maine- et-Loire, nous pouvons chercher un musicien ou bien un traiteur, mais aussi nous occuper des préparatifs matériels nécessaires (scène, son, lumière, service à table…).
Les missions du coordinateur d’événements
En tant qu’organisateur événementiel dans les Pays de la Loire, nous préparons des évènements d’entreprise en tenant compte de tous les aspects essentiels. Cela comprend : conseil, gestion des délais, respect du budget, pilotage des étapes clés, déplacements éventuels des participants et supervision du jour J.
Avec un coordinateur événementiel à Angers ou au Mans, votre entreprise bénéficie d’un accompagnement professionnel complet pour :
Vérifier chaque détail avant le démarrage de l’événement,
Garantir le bon déroulement de l’événement du début à la fin,
Établir un bilan précis après l’événement pour mesurer la satisfaction de vos invités.
Les avantages à faire appel à un coordinateur de projet évènementiel en entreprise
Avec un coordinateur événementiel, une entreprise évite de prendre plusieurs risques. C’est une prestation de service qui offre fréquemment les avantages suivants :
Payer moins cher : les professionnels de l’événementiel s’appuient sur un réseau et connaissent les meilleures adresses.
Fédérer les participants : oublier que l’événement est supposé rassembler les participants dans une bonne ambiance est une erreur courante des personnes dont ce n’est pas le métier. Il est facile de se focaliser sur les nombreux détails logistiques et d’en oublier l’humain !
Mieux communiquer sur l’événement : le travail d’un coordinateur d’évènements peut aussi inclure toute la communication autour du projet, en externe ou en interne, ce qui représente toujours un atout pour sa réussite.
Gérer les imprévus de façon professionnelle : les imprévus font partie de notre métier. Par définition, ils ne se produisent pas systématiquement. En revanche, nous sommes prêts à intervenir pour ne pas les laisser ternir votre événement.
Notre agence à Angers peut vous épargner des dépenses inutiles, préparer un évènement centré sur le bonheur de vos invités, le promouvoir efficacement et déployer des plans B contre l’inattendu.
Comment faire pour avoir un coordinateur événementiel dans le Grand Ouest ?
Tournez-vous vers une agence événementielle qui a l’habitude des événements d’entreprise en tout genre dans la région. Hatch Event accompagne ses clients dans tout le Grand Ouest, notamment à Angers, Cholet, Saumur, Tours, Le Mans, Nantes, Rennes et bien d’autres villes.
Grâce à notre expertise en coordination logistique événementielle, nous vous aidons à concevoir un événement marquant et parfaitement orchestré.En nous contactant, vous pouvez obtenir un devis gratuit et sans engagement pour votre projet.
