Organiser une conférence : l’événement d’entreprise formateur
En tant qu’événement professionnel, la conférence est destinée à rassembler des personnes autour d’une présentation ou plusieurs. Quand il s’agit de l’organisation de conférence majeure, vous avez différents intervenants, une variété de sujets, un programme complexe et souvent, une ou des activités de détente, voire de divertissement.
Nous pouvons vous aider à organiser une conférence dans le Maine-et-Loire. Nous organisons aussi des séminaires à Angers, un type d’événement relativement proche. D’ailleurs, un séminaire, qui a tendance à favoriser les discussions, peut inclure une conférence, plus formelle.
Pour organiser une conférence, l’idéal est de cerner d’abord les besoins du public ciblé. On peut ensuite établir comment les sujets seront traités, par qui et pendant combien de temps. Selon le budget, vous pouvez commencer à imaginer un programme pertinent et un lieu adapté.
Où faire une conférence ? Elle se déroule dans un hôtel, une salle ou un centre de conférence, un château… Les conférences peuvent durer une journée ou nécessiter de réserver des chambres d’hôtel.
L’un des plus grands défis de l’organisation d’une conférence, c’est de créer un événement qui reste engageant du début à la fin. Quelques questions utiles, dans ce sens :
- pouvez-vous faire varier les sessions : débat, table ronde, atelier… ?
- quel serait le meilleur intervenant pour captiver votre audience ?
- avez-vous pensé aux pauses et comment pourraient-elles favoriser les échanges ?
La complexe organisation d’une convention d’entreprise
Notre agence événementielle peut organiser une convention à Angers. Il s’agit d’un événement de plus grande envergure.
L’organisation d’une convention requiert d’orchestrer une variété de « petits événements », par exemple, des ateliers interactifs, un débat, une soirée avec animation, une présentation, une exposition… Oui, il peut s’avérer compliqué d’organiser une convention, car l’événement accueille typiquement, sur plusieurs jours, un nombre important de participants (qui viennent parfois de loin) ! Les réservations d’hôtel, cette fois-ci, sont quasiment incontournables.
Le lieu pour organiser une convention à Angers doit pouvoir accueillir plusieurs centaines de personnes, par exemple, le Centre des congrès d’Angers qui peut en recevoir plus de 1 000, dans l’amphithéâtre, ou le Parc des expositions d’Angers. Cela dit, on organise des conventions plus petites, qui ne durent qu’une journée.
Mais le principal challenge de l’organisation d’une convention reste la coordination des différentes parties du programme.
L’organisation de congrès : l’événement sérieux par excellence
Une conférence ou une convention peut intégrer des moments décontractés. Pour organiser votre congrès à Angers ou dans le Maine-et-Loire, songez que c’est moins le cas avec cet évènement. Les participants viennent discuter de sujets scientifiques ou très techniques. Toutefois, on peut parfaitement organiser un congrès interactif et dynamique, avec un focus sur la convivialité.
L’exemple typique est le congrès médical, mais de multiples secteurs d’activité sont concernés. Un congrès peut revêtir une forme simple, proche de la conférence. Plus sophistiqué, il va habituellement inclure une plénière ou d’autres moments forts, au cours desquels d’importantes décisions seront prises.
Satisfaire tout le monde est un défi propre à l’organisation de congrès, en raison de la diversité du public. Les participants n’ont pas forcément les mêmes niveaux d’expertise ni les mêmes objectifs (partager, éduquer, s’instruire, comprendre, créer des liens, découvrir…). Fréquemment, il faut veiller à mettre en place un congrès qui s’adresse aux experts comme aux novices.
