Qu’est-ce qu’une plénière ?
La plénière est le point d’orgue d’un événement professionnel où les participants se rassemblent pour échanger, assister à des présentations ou discours, ou tout cela en même temps. Des aspects cruciaux de l’activité sont discutés et d’importantes décisions peuvent être prises.
Il faut dire qu’une plénière est organisée pour les acteurs clés de l’entreprise, dont ses dirigeants.
Les formats d’organisation de plénière
Une réunion plénière a lieu dans une salle de spectacle, un auditorium, un centre des congrès ou dans les locaux de l’entreprise, si l’on dispose d’un lieu adapté. On organise une plénière sur quelques heures, jusqu’à une journée entière, bien que dans le cadre d’événements de plus grande ampleur, comme le colloque ou le congrès, elle puisse s’étendre sur plusieurs jours.
L’organisation d’une plénière varie en fonction des entreprises et leurs objectifs, mais il est courant de faire appel à un coordinateur événementiel. La plénière elle-même peut s’avérer techniquement complexe à planifier et l’événement global peut comprendre des animations, un buffet, des activités…
Exemples de formats typiques :
- convention plénière, grand événement avec différents intervenants comme des conférenciers, des présentations, des ateliers, des débats ;
- assemblée plénière, qui ressemble plus à une réunion, afin d’aborder des sujets déterminants pour l’entreprise et qui répond à des règles précises, dont certaines sont définies par la loi, par exemple, pour les entreprises cotées en Bourse.
Les prestataires dont une entreprise peut avoir besoin
Les événements d’entreprise intégrant une plénière requièrent un certain nombre de prestataires. Le plus souvent, organiser une plénière demande d’avoir recours à un régisseur général, qui va tout coordonner : la partie audiovisuelle, le son, l’éclairage, le wi-fi et tous les équipements pour les interventions sur scène, parfois diffusées en direct à ceux qui participent à distance, mais également l’accueil et la sécurité.
Comment organiser une plénière ?
La plénière d’entreprise exige un programme ultra-détaillé : qui va intervenir, pourquoi, pendant combien de temps… On peut alors lister les équipements indispensables et les prestataires ou fournisseurs. En outre, l’organisation de plénière implique la création de contenus, promotionnels et de présentation. Pauses, animations et temps libres sont également planifiés.
Il faut trouver la date et le lieu parfaits, en fonction du budget prévu et de la disponibilité des intervenants. La gestion des inscriptions représente souvent un aspect majeur et parmi les étapes de préparation, il y a aussi une répétition, voire plusieurs, et des tests techniques.
Enfin, il est essentiel d’obtenir le feed-back des participants, pour une évaluation complète, qui permettra d’améliorer la future plénière.
Notre agence événementielle vous accompagne
Notre agence événementielle vous accompagne dans l’organisation d’une plénière, pour être sûr que tout soit parfaitement orchestré. Nous apportons aussi notre touche de créativité, afin de rendre l’événement mémorable et à la hauteur de l’image de votre entreprise !
