La logistique événementielle, qu’est-ce que c’est ?
Pour commencer, il est important de rappeler qu’un événement est régi par de nombreux métiers. Les uns ne fonctionnant pas sans les autres, cela fait de ces métiers, des métiers complémentaires.
Mais avant d’évoquer le métier de chargé de la logistique événementielle, définissons ce qu’est la logistique :
« Ensemble de méthodes et de moyens relatifs à l’organisation d’un service, d’une entreprise, etc., et comprenant les manutentions, les transports, les conditionnements et parfois les approvisionnements. » – Larousse
Le métier de chargé de la logistique est crucial dans le montage d’une manifestation. Un couac dans le rouage et cette dernière peut prendre une tournure peu convenable. La trame parfaite n’existant pas, le chargé de la logistique événementielle va contrôler tous les petits et grands détails de la manifestation.à l’aide de ses connaissances et de son savoir-faire.
Chaque événement demande des besoins logistiques événementiels différents et spécifiques. Le cahier des charges concernant la logistique requise pour un événement professionnel ou sportif, sera différent de celui d’un concert. Toutefois, même si l’ampleur de la manifestation diffère, le principe demeure le même.
Ce métier requiert de solides compétences dans l’organisation et l’anticipation. Il demande également un amour pour le détail et les petites attentions. Il intègre une partie de la technique, et par conséquent, un chargé de la logistique peut confier quelques unes de ses missions au régisseur sur le terrain. De la sécurité à l’audiovisuel en passant par l’entretien, chaque approvisionnement compte pour créer un moment à succès.
Un événement s’anticipe et si vous avez choisi de déléguer cette tâche ou une partie de cette tâche à une agence événementielle, gardez en tête que plus il sera anticipé, plus il sera maîtrisé. La logistique est l’un des rouages les plus importants de la manifestation. Comme toute machine, les rouages doivent être en bon état pour fonctionner : c’est l’objectif du chargé de la logistique événementielle. Plus concrètement, la personne en charge intervient sur la décoration, les accessoires, les animations, l’alimentation… On vous en reparle un peu plus bas.
Sur le terrain, nous le retrouvons dans chaque espace où il y a du matériel :
- Proche de l’accueil (pour les réassorts, comptabiliser les entrées et ajuster les stocks…)
- Proche de l’espace traiteur (pour la livraison catering, stock…)
- En backstage pour la partie décoration (les commandes, les renvois, les acheminements, les emplacements…)
- En backstage pour la partie animation (le stockage, l’acheminement, l’installation, test…)
Vous l’aurez sûrement compris, il s’occupe uniquement du matériel ! Quatre mots pour définir ses missions :
- Identifier et lister chaque catégorie correspondant aux besoins du projet, dans le respect des exigences clients. Il cherche les bons prestataires et achète ou loue l’ensemble des éléments requis afin de sublimer l’événement. La découverte et le repérage de chaque étape de projet est déterminante, elle donnera de solide indication sur le tempo de l’événement et la prévision de la logistique événementielle.
- Acheminer les différents éléments de la manifestation. Cette partie consiste à gérer les différents transports et stocks de l’événement. Cela nécessite de penser à la réception et à l’accueil, tout en étudiant les accès et leurs contraintes.
- Faire fonctionner les rouages c’est aussi, devoir compter, valider, ranger, tester et organiser en backstage les différentes installations du matériel. Le chargé de la logistique événementielle est le référent en cas de problèmes. Il est en charge de contacter les entreprises prestataires et faire intervenir en urgence des techniciens.
- Renvoyer et faire le suivi de l’affrètement final. Lorsque l’équipe de la régie générale a terminé le conditionnement et la fermeture des palettes, le chargé de la logistique événementielle s’assure que la programmation des transports entre le lieu réceptif et le transporteur sont cohérentes avec les instructions de prise en charge. Et il s’assure que les lieux retrouvent leur état d’origine.
Ses qualités ?
- Être organisé : le dicton préféré du chargé de la logistique « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ». Il est impératif sur un événement de savoir où vont les choses et qui en a la charge afin de solliciter la bonne personne en cas d’imprévu. Être en charge de la logistique c’est aussi avoir la gestion d’équipe car l’organisation facilitera la transmission des informations.
- Être réactif
- Être polyvalent : ses missions sont très liées au régisseur et ainsi il peut être amené à sortir de son rôle principal. De vous à nous, quel acteur de l’événementiel ne l’est pas? L’entraide est indispensable pour atteindre l’objectif principal : la satisfaction client.
- Être patient : devoir gérer la logistique événementielle n’est pas chose facile! La personne en charge est très sollicitée, elle doit savoir gérer plusieurs demandes transverses – les inscriptions, les commandes, les acheminements… – mais également, la coordination de chaque partie prenante de l’événement qui est très énergivore. Savoir garder son sang froid est donc primordial.
- Être humain : cela vient en complément de la patience et du sang froid, le savoir-être est du moins chez Hatch Event crucial.
- Être un bon manager : voire un bon leader le principal étant de savoir communiquer aisément.
Et comme pour le régisseur général, soyez également en bonne condition physique 😉
La différence avec le métier de régisseur général ?
Sa présence est obligatoire sur le projet en amont jusqu’au jour J où il fera équipe avec le régisseur. Les tâches post événement, peuvent être également confiées au chargé de la logistique. Ces dernières peuvent être relayées au chargé ou chef de projets en fonction du budget de l’événement, de l’ampleur de la manifestation, de la taille de l’agence ou de l’entreprise en charge du projet.
Pour conclure, l’organisation d’un événement compte en moyenne une personne présente pour 15/20 invités (toujours selon les attentes de ce dernier). Chaque prestataire est en charge de sa partie chapeauté par un régisseur général, un chef de logistique événementielle et/ou un chef événementiel.
Alors prêts à tenter l’aventure au sein d’une agence événementielle ?
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